Datenschutzerklaerung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

[Firma / Kanzlei]
[Geschaeftsfuehrer / Inhaber]
[Strasse + Hausnummer], [PLZ Ort]
E-Mail: [email] | Telefon: [Telefon]

2. Zustaendige Aufsichtsbehoerde

[Datenschutzbeauftragte/r des Bundeslandes]
[Adresse Aufsichtsbehoerde]
Web: [URL]

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer (Steuerberater, Kanzlei-Mitarbeiter, Mandanten) zur Bereitstellung der Steuer-KI-Plattform, insbesondere fuer:

• Authentifizierung und Sitzungsverwaltung (Login)
• Verwaltung von Mandanten-Stammdaten
• Upload, OCR und KI-Klassifizierung von Belegen
• Buchhaltung und DATEV-Export
• Audit-Log zur Erfuellung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (GoBD, AO)

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag zur Nutzung der Steuer-KI-Plattform)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Steuerunterlagen, §§ 146, 147 AO, § 257 HGB)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und Missbrauchsverhinderung)

5. Datenkategorien

• Stammdaten Nutzer: Name, E-Mail, verschluesseltes Passwort, Rolle
• Stammdaten Mandant: Firma, Anschrift, USt-IdNr, Steuernummer, HRB, Bankverbindung
• Beleg-Daten: hochgeladene Dokumente (PDF, Bilder), extrahierter Text (OCR), Klassifikation
• Audit-Daten: Login-Zeiten, IP-Adressen, Aktionen im System

6. Empfaenger der Daten

Die Daten werden ausschliesslich auf den eingesetzten Servern verarbeitet. Hosting: [Hosting-Provider, Standort]. Eine Uebertragung an Drittlaender findet nicht statt.

Wenn der Mandant Belege exportiert (z.B. nach DATEV), werden diese ausschliesslich an vom Nutzer ausgewaehlte Endpunkte uebertragen.

7. Speicherdauer

• Steuerlich relevante Belege: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Audit-Log: 10 Jahre
• Login-IP-Adressen: 90 Tage
• Nutzer-Account nach Kuendigung: 4 Wochen zur Wiederherstellung, dann Loeschung

8. Ihre Rechte

• Auskunft ueber gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Loeschung (Art. 17 DSGVO) — eingeschraenkt bei steuerlichen Aufbewahrungspflichten
• Einschraenkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenuebertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei der Aufsichtsbehoerde (Art. 77 DSGVO)

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an [Datenschutz-Email].

9. Cookies und Session

Wir verwenden ausschliesslich technisch notwendige Session-Cookies fuer die Anmeldung (PHPSESSID). Diese werden nach Schliessen des Browsers oder nach 8 Stunden Inaktivitaet geloescht. Tracking- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.

10. Auftragsverarbeitung

Steuerberater, die mit ihren Mandanten die Steuer-KI-Plattform nutzen, schliessen mit ihren Mandanten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) gemaess Art. 28 DSGVO. Eine Vorlage stellen wir unter av-vertrag.php bereit.